Il lavoro della wedding planner

Sei in giro con persone nuove, chiacchieri con la commessa del negozio, con un amico di amici. Si parla del più e del meno e, inevitabilmente, si passa alla questione lavoro.

Che lavoro fai?
la segretaria, la commessa, l'agente immobiliare, l'agente di viaggio, la hostess, l'idraulico, l'elettricista, l'avvocato. Tutti lavori chiari, riconosciuti, ufficiali che non necessitano di spiegazioni. Al massimo, qualche specifica sul ramo d'attività o sull'azienda. Tocca a me. Che ormai la segretaria non la faccio più: la wedding planner.

Punti di domanda giganti si affacciano sul viso delle persone. Poi l'illuminazione: “Come quelli della tv”

Ehm, si, ma non proprio... cioè... più o meno. Il punto di domanda ritorna. Oppure la solita frase: “Eh, ma voi decidete tutto” o, ancora peggio, “non si sposa più nessuno”.

Intorno alle wedding planner c'è tantissima curiosità e tanti dubbi o luoghi comuni. Qualcuno sa della loro esistenza, ma sono ancora pochi quelli che hanno avuto a che fare con queste figure, quasi mitologiche. Oppure hanno solo “sentito dire”.

Si crede che organizzare e decidere siano sinonimi. Forse perchè, quando si parla di "organizzare il matrimonio" si pensa inevitabilmente a quali partecipazioni, ristoranti o abito scegliere. Per associazione mentale, se pensi che qualcuno "ti organizza il matrimonio", allora "decide" al posto tuo.

Errore.

La wedding planner è una professionista che conosce il mondo e il mercato dei matrimoni, che ha una reale percezione di quello che la coppia affronterà nei mesi che precedono il grande giorno e che si può rivelare un prezioso e valido aiuto.

Per fare un esempio pratico, pensate alla commessa migliore del vostro negozio preferito (la WP, invece): conosce perfettamente il proprio lavoro e gli abiti presenti in negozio (l'offerta del mercato dei matrimoni), alla vostra richiesta di un abito sfizioso, da portare comodamente sia di giorno in ufficio che per l'aperitivo la sera, si presenta con una selezione che si avvicina molto alla vostra richiesta, andando, se necessario, anche in magazzino a sballare le scatole (ricerca dei servizi richiesti dagli sposi, di qualunque natura siano, fornendo una selezione di opzioni che più si avvicinano alle esigenze), vi accompagna in camerino e vi consiglia (la vostra WP è sempre pronta ad accompagnare la coppia nelle loro scelte, qualunque esse siano), si permette qualche idea per migliorare e personalizzare il look (propone, sempre tenendo conto delle scelte e delle esigenze delle coppie, soluzioni alternative in linea con il matrimonio), porta i vestiti scelti alla cassa e si preoccupa personalmente del conto (accompagna la coppia fino al grande giorno, dove ricopre il ruolo di wedding coordinator, impegnandosi a gestire tutti i fornitori e fare in modo che il matrimonio scorri liscio... gli sposi devono solo pensare a divertirsi!)

Planner vuol dire pianificare, ovvero rendere fluida e pratica l’organizzazione del matrimonio.

Ma non è detto che si possa contattare una planner solo se si hanno budget altissimi o se si vuole tutta l’organizzazione del matrimonio.
Infatti, una professionista riesce a rispondere a tutte le esigenze. Può offrire solo il servizio di consulenza, oppure può essere contattata per la sola ricerca dei fornitori (es: location, catering, fotografi), solo per sapere chi contattare al fine di realizzare allestimenti particolari oppure solo per coordinare il giorno del matrimonio (ad esempio, avete fatto tutto da voi, ma quel giorno volete che tutto fili liscio senza disturbare amici e parenti, già molto presi dalla giornata).

Descrivendo questo lavoro, spesso, si dimentica di dire che si sta organizzando il giorno più bello della vita di una coppia, quindi una wedding planner si fa coinvolgere anche emotivamente, è molto vicina agli sposi e al loro seguito (testimoni, genitori, amici): non è una mera esecutrice delle volontà, ma tiene anche conto di quanto certe scelte coinvolgano la sfera emotiva.

In America, ad esempio, si studia per diventare wedding planner, e sono anche previsti corsi specifici di psicologia.

I servizi che la maggior parte delle wedding planner offrono sono i seguenti:

-   Organizzazione completa del matrimonio (l’esempio sopra riportato riguardante la commessa del negozio calza alla perfezione).

- Organizzazione parziale del matrimonio: la wedding planner interviene a metà dell’organizzazione, per aiutare nel completamento dell’organizzazione

-    Ricerca dei fornitori: volete cercare la location perfetta ma non sapete da che parte cominciare? Non avete tempo e voglia di passare le vostre domeniche a visionare mille posti, conoscere gente, valutare preventivi che spesso non si avvicinano alla vostra idea di matrimonio? Chiedete il servizio di ricerca di fornitori. La wedding planner selezionerà per voi un numero ristretto di fornitori che corrispondono ai vostri desideri. D’altronde, abbiamo detto che conosce il mercato e saprà subito chi chiamare. Presenterà poi le schede e vi accompagnerà dall’incontro col fornitore fino alla stipula del contratto.

-     Studio del budget: è possibile sapere con largo anticipo il costo finale del matrimonio. Spesso ci si fa prendere la mano dall’entusiasmo e, a pochi giorni dal matrimonio, i conti non tornano… quasi sempre in eccesso. La wedding planner vi aiuterà a dare il giusto valore ad ogni singola voce del budget e sarà più facile per voi pianificare il matrimonio.

-   Coordinamento: avete organizzato tutto voi, preso accordi con i fornitori, trovato le occasioni migliori ma… quel giorno volete fare solo gli sposi. Non volete avere alcun problema, non volete preoccuparvi di nulla, volete solo godervi quello per cui avete lavorato un anno intero. La soluzione c’è ed è quella di affidare ad una persona esterna questo compito. La wedding planner inizia a lavorare un mese e mezzo prima circa, conoscendo gli sposi, i fornitori, capendo gli accordi presi, pianificando la giornata e, quel giorno, sarà di riferimento per tutti. Si preoccuperà di organizzare il corteo d’entrata, recuperando la damigellina che si è fermata a giocare con gli altri bimbi, tranquillizzerà la mamma della sposa, controllerà che i lettori abbiano una copia del libretto con le letture e siano pronti. Alla location si assicurerà che tutto sia stato preparato secondo i desideri della sposa, che vengano rispettati i tempi, che gli scherzi organizzati dagli amici non creino problemi alla location. Da quando vi preparerete, fino al taglio della torta, sarà il vostro angelo custode.

-   Consulenza: versione light per avere la wedding planner con voi. Contattabile via email o via telefono, si preoccuperà di rispondere alle vostre domande e ai vostri dubbi. Vi potrà consigliare su quale scelta è meglio, su come gestire un piccolo problema col fornitore o con gli invitati. Discreta e defilata, sarà quasi invisibile ma mandare una email a lei sarà più comodo che perdere tempo a cercare on-line la risposta ai vostri dubbi.

Un altro mistero? Il costo.

Questo è stato, oggettivamente, un grosso problema soprattutto all’inizio. L’improvvisazione che ha caratterizzato gli albori di questa professione in Italia ha creato qualche incomprensione o ha fatto credere che la wedding planner lavori gratuitamente.

In realtà è un regolare fornitore, esattamente come tutti gli altri: dispone di un listino prezzi per ogni servizio ed emette regolare fattura. E’ sufficiente mandare una mail con le vostre richieste per ricevere la prima bozza di preventivo, che poi verrà adeguata alle esigenze e richieste. Senza sorprese finali.

Io, personalmente, ho scelto di pubblicare in chiaro il costo dei miei servizi, quelli più richiesti.

Quindi, in pratica, come funziona il contatto con la wedding planner?

L’approccio può essere di due tipi. Il primo, più soft, attraverso l’invio di una e-mail con alcune info sul proprio matrimonio e sul tipo di servizio richiesto o su quali necessità si hanno.

Oppure, si può fissare un incontro (di persona o telefonico) per conoscere direttamente la persona che organizzerà il matrimonio e condividere subito la vostra idea di matrimonio e avere una mini-consulenza.

L'epilogo, in entrambi i casi, sarà uguale: riceverete un preventivo  con i costi per i servizi richiesti e il dettaglio delle attività incluse. Quindi, avrete tutti gli strumenti per decidere se una wedding planner fa al caso vostro e se rientra nel budget del matrimonio.

Dimenticavo: il preventivo viene inviato a titolo gratuito e non è in alcun modo vincolante. Ma questa regola vale per tutti i preventivi che riceverete durante l’organizzazione.

Se il preventivo interessa si può passare alla trattativa e se viene accettato, si passerà alla stipula di un contratto che servirà a tutelare entrambe le parti e a conoscere, senza sorprese, i termini del rapporto di lavoro.

La parola d’ordine deve sempre essere: trasparenza con il cliente.